АІКОМ-2: допомога чи нові проблеми для шкіл? Розповідаємо про досвід освітян, позицію МОН та надаємо практичні поради

Впровадження модернізованої інформаційної системи АІКОМ-2 у освітян стало предметом гострої дискусії. За задумом Міністерства освіти і науки, нова система має забезпечувати створення надійної центральної бази даних, мінімізувати помилки, автоматизувати звітність і стати основою для розвитку сучасних електронних сервісів, як-от “Мрія” чи “Пакунок школяра”.

Однак, для багатьох закладів освіти АІКОМ-2 перетворилася на джерело нових проблем і стресу, бо освітяни зіткнулися з технічними збоями, необхідністю дублювання роботи в кількох системах і додатковим навантаженням, яке не оплачується.

Щоб зрозуміти, як саме АІКОМ-2 працює “в полях”, ми звернулися до директорів шкіл із кількома простими запитаннями: чи стикаються вони з труднощами, чи вдалося повністю перейти на цифровий облік із 1 жовтня і що, на їхню думку, потрібно робити далі. Коментарі освітніх керівників виявилися дуже схожими — різні школи описують ті самі проблеми, які повторюються по всій країні.

Від теорії до практики: що говорять керівники шкіл?

Після кожного оновлення доводиться повторно вносити окремі дані”, — розповідає Ірина Томич, директорка ліцею №9 Хмельницької міської ради. За її словами, збої після технічних робіт — одна з найчастіших причин, чому команда ліцею змушена витрачати додатковий час на корекцію вже внесеної інформації. До цього додаються труднощі з накладанням ЕЦП, проблеми з формуванням звітів та часті помилки при вході в систему.

За словами директорки, через це школам фактично доводиться вести одразу три паралельні бази даних — у АІКОМ-2, АІКОМ-1 та “Курс: Школа”. Це не лише дублює роботу, а й збільшує ризик розбіжностей: “Щоб інформація співпадала, її потрібно вносити окремо в кожну систему. А звіти все одно подаємо паперово”.

Подібні труднощі описує й Світлана Чомова, директорка Запорізької гімназії №65:

“Дитини немає в реєстрі — але коли намагаєшся додати, система пише, що дитина вже є”. Вона також звертає увагу на нестабільну роботу дашбордів: частина звітів інколи зникає, а частина відображає некоректні дані. До цього додається відсутність масових операцій — як-от відмітити “користується гарячим харчуванням” одразу для вибраної групи учнів. “Тепер треба відкривати кожну картку. У старій системі це робилося за два кліки”, — додає директорка.

Директорка ліцею №15 м. Хмельницького Алла Кіящук акцентує на ще одному важливому аспекті — людському ресурсі:

“Вересень і жовтень — це пікове навантаження. Заступники і секретар працюють на межі, а робота в АІКОМ — суцільний стрес. Кадровий ресурс дуже обмежений, а відповідальність велика”.

Проблеми з доступами, синхронізацією та звітністю згадує і Павло Позняков (заклад освіти не вказано):

“Чомусь у АІКОМ-2 заходить тільки директор, хоча користувачами зареєстровані й заступник, і секретар. Дані бачить коректно, але дашборди часто вибивають помилки і не формують відповіді”.

Коментуючи ситуацію, директори сходяться в одному: цифровий облік потрібний і важливий, але для ефективності системи слід стабілізувати технічну роботу та визначитися з єдиним інструментом, а не працювати паралельно у трьох.

Як виглядає впровадження системи на місцях?

Редакція “Нової української школи” звернулася до читачів з проханням прокоментувати ситуацію та поділитися своїм досвідом роботи з модернізованим АІКОМ-2. Адже система АІКОМ-2 була впроваджена як інструмент автоматизації та спрощення процесів в освітній сфері.

Проте, як свідчить серія опитувань, в яких взяли участь близько 150 освітян, робота з платформою викликає значні труднощі. Аналіз даних виявив чіткі “больові точки”, а також підтвердив, що найбільше користувачі прагнуть базової технічної стабільності.

Ідея працює: єдина сильна сторона

У запитанні “Що у платформі вам подобається або працює добре?” користувачі відзначили лише один аспект:

✔  автоматизація процесів - 84% голосів.

Це підтверджує, що концепція системи АІКОМ-2 — переведення рутинних операцій в електронний формат — є правильною та затребуваною. Однак, як показує подальший аналіз, ця позитивна сторона нівелюється технічними недоліками.

Головні проблеми: антирейтинг АІКОМ-2

Аналіз трьох ключових запитань про проблеми, труднощі та очікування користувачів виявив чіткі пріоритети для доопрацювання.

1. Технічна нестабільність: безумовний лідер негативу

Це найбільша перешкода, яка заважає працювати:

✔ 83% опитаних вказали, що роботу системи (технічну частину) потрібно вдосконалити першочергово (найвищий показник).

✔ 73% користувачів назвали технічні збої/повільну роботу головним джерелом труднощів.

✔ 47% очікують найбільше покращень саме щодо стабільності і швидкості системи.

Коментарі, як-от “Система працює дуже погано. Часті збої… система уся висне” та “абсолютно не до кінця продумана технічна сторона” (Тетяна Б.,), підтверджують, що якість базової технічної роботи є критично низькою.

2. Функціонал, який потребує доопрацювання

Незважаючи на технічні проблеми, користувачі чітко вказали, який функціональний блок є найменш якісним:

✔ 69% опитаних вважають, що блок “Звіти і аналітика” потребує найбільшого доопрацювання.

✔ 22% вказали на проблеми із завантаженням документів.

3. Бюрократія ЕЦП та інтерфейс

Ці проблеми постійно фігурують у коментарях і є ключовими для зручності:

✔ Надмірний ЕЦП: Вимога підписувати кожну однотипну дію електронним підписом перетворює роботу на марудний процес, викликаючи обурення: “Забагато зайвих рухів…”, “Можна підписати все, коли закінчуєш сесію?”. Користувачі вимагають впровадження пакетного підпису.

✔ Незручний інтерфейс: Проблему зручності інтерфейсу назвали першочерговою для вдосконалення 9%, а покращень очікують 39%. Користувачі вказують на непродуману логіку та некомпактне відображення елементів.

4.Критична проблема підтримки

Окрема увага була приділена тому, чого саме не вистачає у реалізації підтримки:

✔ Технічної підтримки - 66%.

✔ Живих консультацій - 16%.

✔ Інструкцій / відео - 10%.

Дві третини опитаних (66%) вказують на відсутність або низьку якість технічної підтримки. Це означає, що коли виникає збій (а він виникає часто), користувачі залишаються сам на сам із проблемою.

Опитування показало доволі цілісну картину: користувачі стикаються з низкою труднощів, які впливають на щоденну роботу:

✔ технічна нестабільність;

✔ непроста логіка окремих процесів;

✔ обмежена підтримка.

Сам про ці проблемні момент найчастіше згадували вчителі та адміністратори.

Водночас їхні очікування залишаються дуже конкретними й зрозумілими:

✔ стабільність;

✔ зручність;

✔ менше зайвих дій;

✔ своєчасна допомога.

Ці сигнали радше не про критику, а про бажання бачити систему більш надійною й дружньою до користувача — і саме це може стати хорошою основою для подальших змін.

Щоб розібратися, чи дійсно АІКОМ-2 створює нові проблеми, редакція звернулася до МОН за офіційними поясненнями. Як показує практика, частина труднощів виникла через технічні нюанси перенесення даних, а частина — через нові правила роботи системи. Працівникам закладів освіти доводиться освоювати зовсім інший інтерфейс та нові функції. Це вимагає часу та додаткових зусиль для адаптації, особливо від тих, хто звик до старої, простішої версії. Нові профілі учнів та працівників вимагають вносити більше дрібних деталей, які раніше не фіксувалися. Збір та внесення цієї додаткової інформації — це чимале навантаження.

Виникають труднощі з виконанням специфічних, але важливих дій: наприклад, як правильно оформити переведення дітей на індивідуальну чи змішану форму навчання або як коректно зарахувати першачків за новими алгоритмами. Через необхідність терміново актуалізувати та перевірити великий обсяг даних про всіх учнів і вчителів (зазвичай до певного дедлайну), відповідальні особи зіткнулися з підвищеним стресом та понаднормовою роботою.

Отримані відповіді Міністерства освіти та науки, а також відгуки та коментарі від директорів шкіл, які є безпосередніми користувачами системи, дають змогу сформувати достатньо повну картину.

У відповідь на запит медіа НУШ, прес служба МОН надала роз’яснення щодо технічних збоїв, планів розвитку системи, а також механізмів фінансування та оплати праці працівників, відповідальних за роботу з АІКОМ-2.

МОН пояснило перебої в роботі АІКОМ-2 та окреслило подальші кроки розвитку системи

Чому АІКОМ-2 працював зі збоями?

У МОН зазначають, що технічні труднощі були очікуваними через перехід системи на нову архітектуру.

“Ми переносили систему на сучасну платформу державних реєстрів, і це вимагало обробки великих масивів даних у режимі реального часу”, — пояснили в МОН.

Під час міграції відбувалося:

✔ підключення до зовнішніх державних реєстрів для верифікації персональних даних;

✔ перевірка, очищення та доповнення даних про заклади освіти і учасників освітнього процесу;

✔ дослідна експлуатація, під час якої система працювала під максимальним навантаженням.

“Нині більшість технічних помилок усунено, а поодинокі труднощі пов’язані переважно з неповними або некоректними даними після міграції або тимчасовими збоями державних реєстрів”, — уточнили у МОН.

Незважаючи на стартові труднощі, МОН акцентує, що АІКОМ-2 має значний потенціал для спрощення роботи шкіл і автоматизації процесів. Тепер система дозволяє не лише перевіряти дані, а й формувати звіти в реальному часі, інтегруватися з іншими освітніми сервісами та готувати підстави для автоматичних виплат і цифрових послуг.

Які кроки здійснює МОН для покращення роботи системи?

Перехід від пояснення причин до шляхів вирішення є логічним: адже саме надійність даних визначає ефективність роботи АІКОМ-2.

Міністерство продовжує працювати над:

✔ підвищенням якості даних шляхом перехресної перевірки старого і нового АІКОМу;

✔ оптимізацією бізнес-процесів і архітектури системи;

✔ пришвидшенням роботи модулів і звітів;

✔ посиленням технічної підтримки та проведенням онлайн-зустрічей з користувачами.

“Наше завдання — забезпечити стабільну і швидку роботу системи для всіх закладів освіти”, — наголошують у Міністерстві.

Якою є перспектива роботи АІКОМ-2?

Після переходу на Платформу реєстрів система отримала можливість прямої взаємодії з державними базами даних — ДРАЦС, ДРФОУ, ЄДР тощо.

“Це означає автоматичну перевірку даних учнів, педагогів та закладів освіти, мінімізацію помилок і дублювань та формування звітів у режимі реального часу”, — пояснили в МОН.

За словами Міністерства, модель динамічних даних дозволяє повністю відмовитися від щорічного дублювання звітів: “Тепер інформація оновлюється тільки після реальних змін”.

На основі даних АІКОМ-2 вже працює:

✔  автоматична виплата “Пакунку школяра” першокласникам;

✔  інтеграція з освітньою екосистемою “Мрія”, з якою навчальний рік розпочали вже 2000 шкіл;

✔  підготовка до впровадження цифрового підтвердження відстрочки від мобілізації педагогів.

У майбутньому планується підключення дошкільної та позашкільної освіти.

Чи будуть нові штатні посади для роботи з АІКОМ-2?

Перехід до кадрового забезпечення системи теж важливий. У МОН пояснили:

“Нині заклади можуть вводити посаду інженера-електроніка, яка вже передбачена чинними штатними нормативами, коригувати штат за рахунок місцевого бюджету або власних надходжень, а також додавати нові посади понад нормативи, якщо є потреба”.

“У майбутньому планується створення окремої штатної одиниці, відповідальної саме за цифровізацію школи й АІКОМ”, — додали в Міністерстві.

Водночас технічні новації супроводжуються питаннями кадрового забезпечення. Директорам шкіл важливо знати, як фінансуватиметься робота з АІКОМ-2 та які надбавки можуть отримувати працівники, відповідальні за ведення системи.

Чи буде фінансуватися робота освітян з АІКОМ-2?

“Оскільки нові технічні посади не є педагогічними, їх фінансування можливе лише з місцевого бюджету. Місцева влада визначає доцільність введення таких ставок”, — уточнили в МОН.

Чи отримають доплату працівники, які вже ведуть АІКОМ-2?

Можливі форми винагороди:

✔ доплата до 10% окладу — згідно з постановою КМУ №1391;

✔ надбавка до 50% за складність і напруженість (постанова №1298);

✔ рекомендовані надбавки уповноваженим працівникам, відповідно до листа МОН щодо наказу №1223.

“Ці доплати можуть поєднуватися, якщо обсяг роботи є значним. Рішення про їх встановлення приймає директор школи у межах наявного фонду оплати праці”, — повідомили в Міністерстві.

Що робити, якщо АІКОМ-2 не працює?

Міністерство нагадує: “Усі технічні питання вирішує служба підтримки”.

Контакти:

✔ email: support.aikom@iea.gov.ua,

✔ тел.: (044) 233-34-25, (073) 233-34-25

✔ група підтримки у Facebook

Чи завершено перенесення даних зі старої системи?

Після масштабної міграції дані були перевірені, очищені від помилок і дублювань та доповнені через інтеграцію з державними реєстрами.

“Переважну частину даних уже верифіковано — система готова до повноцінної роботи”, — підсумували в МОН.

Що насправді сталося з “втраченими” даними ?

На тлі цих труднощів у соцмережах почали з’являтися гучні твердження — зокрема, про “втрату 100 тисяч дітей” під час перенесення даних із АІКОМ-1 до АІКОМ-2. “Нещодавно при передачі даних з АІКОМ-1 до АІКОМ-2 нібито були втрачені 100 тисяч дітей”, — повідомляли у соцмережах.

Пресслужба МОН ці чутки спростовує. “Поширена інформація про “втрату 100 тисяч дітей” не відповідає дійсності. Йшлося про звірку даних між старою та модернізованою системою, яка проводиться для контролю якості перед розподілом освітньої субвенції на 2026 рік”, — пояснюють у Міністерстві.

За даними МОН, близько 100 тисяч учнів просто не були переведені до нового навчального року в АІКОМ-2, хоча в АІКОМ-1 ці дані вже оновлено. Тому школам рекомендували актуалізувати інформацію вручну.

“Інтеграції між АІКОМ-1 та АІКОМ-2 не існує й не може існувати, адже системи мають різну архітектуру баз даних. Водночас така інтеграція не є необхідною — модернізований АІКОМ стане основною системою та повністю замінить попередню версію”, — підкреслюють у міністерстві.

У МОН також пояснюють, що сама по собі інформація не зникла, однак нова архітектура вимагає додаткових дій від адміністрацій. Це стосується і використання КЕП.

“Наразі підтвердження кожної дії КЕП є обов’язковим, адже система працює з персональними даними учнів і педагогів… У наступній версії планується спрощений функціонал”, — зазначають у відомстві.

Окремі зміни пов’язані й з логікою даних. У МОН пояснюють, що відомості про дітей і про працівників розділені, оскільки це дозволяє уникати дублювання та зберігати точну історію змін. А різні навчальні роки для різних форм навчання — це умова коректного обліку, зарахування, формування звітності та розрахунку субвенції.

У Міністерстві наголошують, що команда продовжує оптимізувати бізнес-процеси, модулі системи та технічну підтримку. АІКОМ-2 уже забезпечує автоматичне формування частини звітів, інтегрується з освітньою екосистемою “Мрія” та підтримує виплати першокласникам у рамках програми “Пакунок школяра”.

АІКОМ-2 — це система з великим потенціалом, яка вже демонструє свої переваги у автоматизації та інтеграції освітніх процесів. Проте її успіх залежить від стабільності роботи, оптимізації інтерфейсу та ефективної технічної підтримки.

Досвід шкіл показує, що саме ці аспекти потребують першочергової уваги. Перед освітянами та МОН стоїть важливе завдання: не зупинятися на досягнутому. Необхідно терміново усунути технічні “баги”, спростити логіку складних процесів та посилити роботу гарячих ліній підтримки. Адже якість системи, яка обслуговує понад 13 тисяч закладів освіти, безпосередньо впливає на час, який вчителі зможуть присвятити своїм головним обов’язкам — навчанню дітей. Зрештою, головна мета цифрової трансформації — звільнити педагогів від рутини, а не створити нову.