Коли бізнесу варто передати бухгалтерію на аутсорсинг

Багатьом ФОП на старті бізнесу бухгалтерія здається чимось другорядним. Початківці часто вважають, що важливо налагодити діяльність, збільшувати дохід, залучати клієнтів, а звітності та податкам увагу приділять якось потім. Проте податкова дуже пильно слідкує за тим, чи виконують підприємці свої зобов’язання за ПКУ, і перевірити може бізнес прямо з першого дня роботи.

Результатом порушень стають штрафи, пеня, інші неприємні наслідки – позбавлення можливості сплачувати податки за зниженими ставками однієї з груп єдиного податку, наприклад. Тому думати про бухгалтерський аутсорсинг треба не в момент, коли у ФОП збільшився дохід до мільйону чи в ТОВ зросла команда, а відразу, як стало зрозуміло, що самостійно вести облік складно.

Питання доцільності бухгалтерського аутсорсингу варто вирішувати, беручи до уваги складність обліку, обсяг операцій і часу, який власник реально готовий витрачати на рахунки, акти й звіти.

Якщо власник не встигає вести облік самостійно

На початку діяльності ФОП або невелике ТОВ може самостійно справлятися з базовим обліком. Ведення бухгалтерії ФОП 3 групи, наприклад, досить просте, якщо підприємець працює сам, оплату отримує на IBAN, не має справи з валютними надходженнями та ПДВ.

Проте коли кількість клієнтів, платежів, договорів і первинних документів збільшується, бухгалтерія починає забирати час, який потрібен для продажів, роботи з клієнтами та розвитку компанії. Передати облік на аутсорс варто тоді, коли бухгалтерські завдання регулярно відкладаються, документи накопичуються, а звітування перетворюється на той ще виклик перед дедлайном.

Якщо бухгалтерія систематично відволікає підприємця від основної діяльності, її доцільно передати фахівцю. Так можна зекономити час та сили, необхідні для розвитку справи, реалізації довгострокових цілей бізнесу.

Коли бізнес починає зростати

Зростання обороту не завжди говорить про необхідність відразу наймати штатного бухгалтера. ФОП чи ТОВ може вже мати достатньо операцій для професійного супроводу, але ще не потребувати окремого працівника на повний робочий день.

Це типовий етап для компанії, яка переходить від кількох операцій на місяць до регулярних продажів, найму працівників, роботи з підрядниками та значного документообігу. Аутсорсинг дозволяє закрити нові потреби без формування повноцінного бухгалтерського робочого місця.

Якщо облік є досить складним

Кожен бізнес унікальний. І є певні ніші, види діяльності, де потрібні фахові знання, а читання ПКУ для ведення бухобліку точно недостатньо. Додаткової експертизи можуть потребувати: 

• операції з ПДВ;
• зовнішньоекономічна діяльність;
• імпорт;
• виробництво;
• певні напрями діяльності;
• оформлення трудової діяльності;
• товарний облік тощо.

В такій ситуації краще залучити фахівця ще на етапі появи складних операцій, а не після того, як помилки вже потрапили до обліку та звітності. Чим більш складні господарські операції потрібно фіксувати, тим раніше бізнесу варто залучити професійного бухгалтера.

Найм працівників і поява кадрового обліку

Поява першого працівника відразу додає до бухгалтерських процесів кадровий облік: оформлення трудових відносин, нарахування виплат, податків і внесків, подання відповідної звітності, ведення необхідних документів. Це все складні завдання, виконувати які повинен кваліфікований спеціаліст.

Для ФОП або невеликого ТОВ це може бути непропорційно великий обсяг нової роботи порівняно з попереднім періодом. Аутсорсинг дозволяє не розбиратися в кожному процесі самостійно та відразу побудувати його правильно. Важливо й те, що фахівець буде слідкувати за всіма змінами в нормах закону (а це безперервний процес) і відповідати за їх дотримання.

Інші ситуації, коли варто передати бухгалтерію на аутсорсинг

Буває, що необхідність в зовнішньому бухгалтерському супроводі виникає не через великий обсяг роботи. Причин може бути безліч – крім перелічених вище, варто згадати ще такі:

1. Планується складна або нетипова операція. Наприклад, компанія виходить на зовнішньоекономічну діяльність, купує дороге обладнання, запускає новий напрям чи укладає нестандартний договір. Залучити бухгалтера краще до проведення операції, щоб заздалегідь оцінити її податкові та документальні наслідки.
2. В бухгалтерії вже накопичилися проблеми. Невідображені операції, відсутня первинка, помилки в обліку чи невпорядковані документи – привід не відкладати залучення фахівця. Спочатку бухгалтер може розібратися з поточним станом справ, а потім налагодить системне ведення обліку.
3. Бізнес залежить від одного бухгалтера. Якщо весь облік зосереджений у одного працівника, його звільнення, хвороба чи відпустка можуть паралізувати роботу. Аутсорсинг дозволяє організувати процес так, щоб він не залежав від доступності конкретної людини.

Передати бухоблік на аутсорсинг можна на будь-якому етапі – від запуску ФОП чи ТОВ до масштабування вже сформованої компанії. Головним критерієм прийняття рішення має бути не розмір бізнесу, а співвідношення між складністю обліку, ризиками помилок і ресурсом, який власник готовий на нього витрачати.