Нормативно-правове регулювання діловодства у закладах освіти (частина 2)

Правила організації діловодства у закладах освіти відповідно до вимог законодавства

Частина 2. Документування управлінської інформації з урахуванням змін у законодавстві

Ведення ділової документації у закладі освіти є відповідальним та важливим напрямом діяльності. Адже будь-який аспект роботи має бути правильно задокументованим у відповідності з чинними нормами законодавства. 

Організація діловодства передбачає ретельне вивчення та опрацювання нормативних актів, які створені не лише для закладів освіти, а й мають широку сферу застосування. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу закладу. 

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається:

✔ актами законодавства, 

✔ статутом закладу,

✔ положеннями про структурні підрозділи

✔ посадовими інструкціями.

Управлінські документи закладу за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами.

В закладах освіти визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

Номенклатура справ призначена для встановлення в закладі освіти єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Заклади здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Перелік класів і видів управлінських документів визначається національним Класифікатором управлінської документації НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526-21 (чинний з19.04.2021).

Організаційно-розпорядча документація є одним з класів управлінської документації і поділяється на:

✔ організаційну – містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності закладу та його підрозділів (статут, положення про структурні підрозділи закладу, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);

✔ розпорядчу – фіксує рішення нормативно-правового або організаційно -розпорядчого характеру з основних питань діяльності закладу, адміністративно-господарських, кадрових (особового складу) питань, руху учнів (рішення, накази, розпорядження);

✔ інформаційно-аналітичну – містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

Вимоги до оформлення документів визначено у Національному стандарті України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – ДСТУ 4163:2020», на заміну ДСТУ 4163—2003.

Докладно про вимоги до документів:

🔹 Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 25 червня 2018 року № 676 👉 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1028-18#Text

🔹 Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 01 жовтня 2012 № 1059 👉 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1059736-12#Text

🔹 Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 23 серпня 2012 року № 947 👉 https://ips.ligazakon.net/document/MUS19343