Нормативно-правове регулювання діловодства у закладах освіти

Правила організації діловодства у закладах освіти відповідно до вимог законодавства

Частина 1. Нормативно-правове регулювання діловодства у закладах освіти

Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні базується на Конституції України і складається з нормативно-правових актів, що регламентують роботу в цій сфері діяльності.

Загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у державних і комунальних закладах освіти встановлює відповідна Інструкція з діловодства.

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 25 червня 2018 року № 676, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 вересня 2018 р. за № 1028/32480.

Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01 жовтня 2012 № 1059.

Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23 серпня 2012 року № 947. 

Заклади освіти організовують діловодство відповідно до затвердженої Інструкції з діловодства закладу. Функції організації діловодства та ведення архіву в закладі освіти покладаються на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність. 

Управлінські документи закладу за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами.

Якщо стандарт, на який є посилання у примірних інструкціях з діловодства, замінено новим або до нього внесені зміни, треба застосовувати новий стандарт, охоплюючи всі внесені зміни до нього. Чинність стандартів перевіряють згідно з офіційними виданнями національного органу стандартизації – каталогом національних нормативних документів і щомісячними інформаційними покажчиками національних стандартів.

Основним нормативним посібником, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення справ є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 № 578/5.

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144. 

ДСТУ 4163-2020 поширюється на документи, що складаються як у паперовому, так і в електронному вигляді, та установлює:

✔ склад реквізитів документів; 

✔ вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;

✔ вимоги до бланків та оформлення документів;

✔ вимоги до виготовлення документів (п.1.2 ДСТУ 4163:2020)

 та визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно – розпорядчих документів незалежно від носія інформації (п.1.4 ДСТУ 4163:2020).

Наказом Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року №1581/5 затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила).

Змінами до Правил уточнено, що Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. 

Змінено вимоги до позначення  «Найменування установи» в документах. Найменування установи – автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Крім того, у новій редакції Правил (пункт 11 глави 1 розділу І) визначено, що оформлення реквізитів організаційно- розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020.

Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 та Інструкції з діловодства установи.

Уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа. Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «підпис».

Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

Докладно:

✔ Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 25 червня 2018 року № 676 👉 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1028-18#Text

✔ Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах ,затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 01 жовтня 2012 № 1059 👉 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1059736-12#Text

✔ Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 23 серпня 2012 року № 947 👉 https://ips.ligazakon.net/document/MUS19343

✔ Наказ Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року №1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5» 👉 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0446-22#Text

✔ Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»:

🔹 Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;

🔹 Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну 👉 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18