Нові правила діловодства у закладах дошкільної освіти: огляд Примірної інструкції

Поговоримо про нові вимоги до ведення документації у ЗДО

Наказом МОН від 09.05.2025 №771 затверджено нову Примірну з діловодства у закладах дошкільної освіти (далі – Інструкція). Цей документ встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у закладах дошкільної освіти та дошкільних підрозділах закладів загальної середньої освіти державної та комунальної форми власності. 

Аби допомогти освітянам забезпечити дотримання оновлених нормативних вимог та ефективно впровадити їх у щоденну практику, ми підготували вибірковий огляд основних положень, звертаючи увагу на ключові новації.

Власна Інструкція з діловодства або порядок документообігу закладу дошкільної освіти розробляється на основі цієї Інструкції та затверджується керівником закладу освіти. Діловодство ведеться державною мовою, а його організація та контроль за своєчасним розглядом документів здійснює діловод або відповідальна особа, яка призначена керівником закладу освіти (далі – відповідальна особа).

Загальні правила оформлення документації                                    

У закладі дошкільної освіти можуть використовуватись такі бланки документів, що виготовлені згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції:

• загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення назви виду документа);

• бланк листа; 

• бланк наказу.

Текст документа друкується на одному боці аркуша, але документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. Також закладам освіти дозволяється створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням нормативних вимог. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Для оформлення управлінської інформації заклади дошкільної освіти мають використовувати:

1) Гарнітуру: Times New Roman розміром 12-14 друкарських пунктів. Розмір 8-12 друкарських пунктів можна застосовувати для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2) Шрифт: для назви виду документа – напівжирний шрифт великими літерами, для заголовків та короткого змісту документа – напівжирний (прямий або курсив). Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) становить 73 міліметри (28 друкованих знаків).  Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

3) Міжрядковий інтервал:

• 1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

• 1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»; 

• 1,5-3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4) Поля:

• ліве – 30 мм;

• праве – 10 мм;

• верхнє та нижнє – 20 мм.

5) Відступ від межі лівого поля документа: 

• для ім’я та прізвища реквізиту «Підпис», який розміщується на рівні останнього рядка назви посади, – 125 мм;

• для реквізита «Гриф затвердження» – 100 мм;

• для реквізиту «Адресат» – 90 мм;

• для абзаців у тексті – 10 мм;

• для слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «Додаток», «Підстава» (посилання на документ, що став основою для підготовки поточного документа), реквізитів «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст», «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізиті «Підпис», напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізита «Гриф затвердження» (якщо їх в документі два) –  0 міліметрів.

6) Номери сторінок: перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. На другій та наступних сторінках номери ставляться посередині верхнього поля арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

7) Відбиток печатки закладу освіти.  Він має охоплювати останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.». Документами, підписи яких обов’язково мають бути скріплені печаткою, є:

• Акти (виконання робіт, списання, фінансових перевірок: вилучення документів для знищення; передавання справ тощо).

• Довідки (використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

• Договори (про матеріальну відповідальність, оренду приміщень, про виконання робіт тощо).

• Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

• Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

• Кошторис витрат (на калькуляцію за договором тощо).

• Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

• Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.

• Трудові книжки.

• Штатні розписи.

Заклад освіти може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у таких випадках:

• підготовка документів для надання судовим органам;

• вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, здобуття освіти, засвідчення їх трудових прав, прав на освіту та інших прав у взаємовідносинах із закладом освіти;

• формування особових справ працівників, вихованців заклад освіти.

Відмітка «Копія» проставляється відповідальною особою на лицьовому боці у верхньому правому кутку 1-го аркуша документа.

Погодження документів 

У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється його погодження згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Погодження документів може здійснюватися посадовими особами закладу освіти (внутрішнє погодження), а також заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Гриф погодження складається:

• зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);

• найменування посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу освіти);

• особистого підпису, власного імені та прізвища;

• дати погодження.

Затвердження документів 

Затвердження управлінських документів здійснюється особисто керівником або розпорядчим документом закладу освіти, оформленим відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

У разі затвердження документа керівником закладу освіти гриф складається з таких елементів:

• слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

• найменування посади;

• підпису, власного імені та прізвища особи, яка затвердила документ;

• дати затвердження.

У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається:

• слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

• назва документа у називному відмінку;

• дата і номер документа.

Накази

Наказ – це управлінське рішення організаційно-розпорядчого характеру, яке оформляється на спеціальному бланку, підписується керівником закладу освіти або особою, що виконує його обов’язки, та реєструється в журналі реєстрації наказів. Залежно від змісту, накази поділяються на такі групи (кожна має окрему нумерацію):

• накази з основної діяльності закладу освіти;

• накази з адміністративно-господарських питань;

• накази з кадрових питань;

• накази з руху вихованців.

Текст наказу з питань основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху вихованців складається з таких елементів:

• преамбула. Тут зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу, яка може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у преамбулі зазначають посилання на нього. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться;

• розпорядча частина. Вона починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка, великими літерами та жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання.

Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року.

Внесення змін до наказу, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування 

Внесення змін до наказу, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу з урахуванням таких вимог:

• заголовок наказу починається зі слів «Про внесення змін до наказу...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

• розпорядча частина наказу починається з пункту: «1. Внести до наказу ... такі зміни:» – у разі викладення змін у тексті наказу; «1. Внести до наказу  ... зміни, що додаються.» – у разі викладення змін у вигляді окремого документа; «1. Пункт 2 викласти в такій редакції:.., 2. Пункт 3 виключити» – у разі формулювання змін у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який має починатися із слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно.

Накази з кадрових питань (особового складу) 

Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді:

І. Індивідуального наказу, в якому міститься інформація про одного працівника (співробітника). Оформлення цього наказу має такі особливості:

• зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення... », «Про прийняття... »;

• розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ»;

• прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, зазначається великими літерами  і малими – його власне ім'я та текст наказу.

ІІ. Зведеного наказу. Тут міститься інформація про кількох працівників незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (їх прізвища у межах пунктів розміщуються за алфавітом). У цих наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад», а до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: 

• прийняття на роботу;

• переведення;

• звільнення. 

При цьому до одного зведеного наказу не може включатись інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.   

Протоколи

Це документ, у якому фіксується інформація про хід ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо. Вони можуть складатися в повній або стислій формі (для фіксації лише прийнятих рішення без ходу обговорення питань).

Протоколи органів управління закладу освіти оформляються в паперовому та електронному вигляді на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4. Протоколи інших колегіальних та дорадчих органів закладу освіти ведуться за рішенням закладу освіти, протоколи органів самоврядування – за рішенням відповідних органів у визначеному ними порядках.     

Оформлення цих документів має такі особливості:

• датою протоколу є дата проведення засідання;

• номер протоколу має відповідати порядковому номеру засідання;

• заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа;

• протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Текст протоколу складається з двох  частин:

І. Вступна частина, у якій зазначаються:

прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, присутніх і запрошених осіб (у разі потреби зазначаються їхні посади та найменування установ). Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, фіксується їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу;

порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується, арабськими цифрами, друкується з абзацу та починається з прийменника «Про».

ІІ. Основна частина. Вона складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами, друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після яких ставиться двокрапка, і будуються за такою схемою: 

• «СЛУХАЛИ». Після цього слова зазначається текст виступу основного доповідача у третій особі однини, прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «»"Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

• «ВИСТУПИЛИ». Після цього слова фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді, із зазначенням їхніх посад, прізвищ та власних імен у називному відмінку, а також із викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

• «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ»,  «ПОСТАНОВИЛИ»). Після цього слова фіксується прийняте рішення, яке має бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

Якщо на засіданні приймається рішення про затвердження документа, він додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2), а у відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу (протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж навчального року). 

Службові листи

Службові листи складаються з метою обміну інформацією між закладом освіти та органами влади, установами, організаціями, фізичними та юридичними особами. Цей документ має такі реквізити: 

• дата, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції;

• реєстраційний індекс;

• посилання на документ, на який надається відповідь;

• адресат;

• заголовок до тексту;

• текст;

• відмітка про наявність додатків (у разі потреби);

• підпис;

• відмітка про виконавця.

Реєстрація документів

З метою забезпечення обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації у закладі освіти здійснюється централізована реєстрація документів, у тому числі з використанням спеціальних комп’ютерних програм. Вона полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт його створення, відправлення або отримання шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах. 

Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:

• вхідні документи;

• накази з основної діяльності; 

• накази з руху вихованців;

• накази з адміністративно-господарських питань; 

• накази з кадрових питань тривалого зберігання;

• накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;

• внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);

• бухгалтерські документи;

• звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників вихованців;

• запити на публічну інформацію.

Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. Реєстраційний індекс має такі особливості:

• для вхідних документів: складається з порядкового номера та індексу справи (наприклад, 89/02-04, де 89 – порядковий номер документа у межах року, 02-04 – індекс справи за номенклатурою справ);

• для вихідних і внутрішніх документів (за винятком наказів і протоколів): складається з індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера (наприклад, 02-04/176, де 02-04 – індекс справи за номенклатурою справ, 176 – порядковий номер документа у межах року).

Систематизація та зберігання документів

Номенклатура справ – це обов'язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в закладі освіти, із зазначенням строків зберігання справ (постійного та тривалого  – понад 10 років зберігання, а тимчасового  – до 10 років включно зберігання)

Номенклатура справ:

• схвалюється експертною комісією (далі –ЕК) закладу освіти, яка створюється відповідно до законодавства;

• погоджується ЕК місцевого органу управління у сфері освіти один раз на 5 років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи;

• затверджується керівником закладу освіти;

• наприкінці року закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році. Щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується керівником закладу освіти та вводиться в дію з 01 січня наступного року.

Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ в хронологічному та/або логічному порядку. У справи формують документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком:

• перехідних, справ (ведуться, протягом кількох років);

• особових справ (охоплюють період роботи: / здобуття освіти осіб у закладі освіти);

• справ, що характеризують освітній процес (ведуться протягом навчального року).

Формування справ різних документів має такі особливості:

• накази з основної діяльності закладу освіти, адміністративно- господарських, кадрових питань та руху вихованців групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання;

• положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами;

• листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.